7 Hal Yang Perlu di Perhatikan Sebelum Sewa Mesin Fotocopy Xerox
7 Hal Yang Perlu di Perhatikan Sebelum Sewa Mesin Fotocopy Xerox Untuk kebutuhan kantor, sebagian perusahaan lebih memilih rental mesin fotocopy Xerox dengan alasan tertentu. Salah satunya, menghemat budget mengingat harga mesin fotocopy merk Xerox itu harganya tidak murah. Dibandingkan merk lainnya, Xerox dipilih karena memiliki kualitas gambar yang baik. Beberapa keunggulan mesin fotocopy merk Xerox diantaranya hasil cetakannya tajam dan tidak mudah rusak serta didukung oleh teknologi ADF dan duplex.
Selain itu, produk ini juga menawarkan fitur lain yang menarik sebagai penunjang pekerjaan, seperti print document, scanning dan pengiriman fax memakai internet. Bila tertarik menyewa produk ini, sebaiknya perhatikan hal-hal sebagaimana akan dibahas pada uraian berikut.
Perhatikan Hal-hal Berikut Sebelum Rental Mesin Fotocopy Xerox untuk Kantor!
Ketika memutuskan ingin rental mesin fotocopy Xerox untuk memenuhi kebutuhan kantor, sebaiknya jangan terburu-buru. Perhatikan beberapa hal berikut sebelum melakukan sewa agar memperoleh produk berkualitas sesuai kebutuhan:
1. Kualitas Fotocopy Xerox
Hal penting pertama yang perlu diperhatikan adalah masalah kualitas. Pastikan produk dalam keadaan yang baik untuk menghindarkan diri dari kejadian tidak diharapkan saat pengoperasian di kemudian hari. Apalagi bila produk ini nantinya memiliki intensitas penggunaan cukup tinggi. Mesin fotocopy sangat berpengaruh terhadap operasional kantor. Jadi, ketika ditemukan kerusakan, akan berpotensi membuat kegiatan operasional kantor menjadi terhambat.
Ketika rental mesin fotocopy Xerox jangan tertipu dengan bagian casing depan. Walaupun tampak sangat bagus, tidak menjamin kualitas di dalamnya juga demikian. Sebab, yang nantinya akan difungsikan adalah bagian komponen dalamnya.
2. Cara Pakai
Setiap mesin fotocopy itu memiliki cara pengoperasian berbeda-beda antara satu dengan lainnya, termasuk Xerox. Bagi pengguna pemula yang belum pernah menggunakan produk ini, sangat penting mengetahui cara pengoperasiannya saat akan melakukan sewa.
Salah satu tujuannya supaya produk bisa terawat dengan baik. Selain itu, juga bisa dipakai secara maksimal. Untuk menghindari kesalahan fatal, tidak ada salahnya bila Anda mengikuti pelatihan khusus dari penyedia jasa sewa yang isinya tentang cara pakai alat ini.
Sebaiknya hindari mencoba-coba mengoperasikan bila belum mempunyai pengetahuan yang cukup. Ketika terjadi kesalahan fatal saat mengoperasikan yang membuat alat menjadi rusak, bisa membuat Anda berada dalam situasi harus ganti rugi.
3. Jenis Kebutuhan
Identifikasi jenis kebutuhan Anda saat rental mesin fotocopy Xerox seperti apa. Walaupun produknya berkualitas baik, bila tidak sesuai dengan kebutuhan kantor akan menjadi percuma. Kebutuhan dimaksud salah satunya mengenai apakah memerlukan produk yang hanya satu fungsi saja atau multi fungsi. Aspek terkait kebutuhan lainnya yaitu apakah memerlukan alat yang menyediakan 1 jenis warna saja atau berwarna.
Mengenai masalah kebutuhan nantinya akan sangat berpengaruh terhadap pemilihan spesifikasi mesin fotocopy Xerox yang tepat disewa untuk memenuhi kebutuhan kantor. Spesifikasi biasanya mencakup resolusi gambar, kecepatan mesin dan ukuran kertas.
Biasanya akan semakin tinggi spesifikasinya, akan semakin mahal biaya yang harus dikeluarkan untuk melakukan rental mesin fotocopy Xerox. Sebaiknya pilih produk dengan spesifikasi sesuai karena nantinya akan berpengaruh terhadap budget.
4. Harga
Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah mengenai harga. Relevan dengan poin sebelumnya, harga sewa berkaitan erat dengan spesifikasi produk. Merk Xerox memiliki beragam tipe dan harga yang bisa disesuaikan kebutuhan kantor Anda.
Ketika membahas tentang harga, pastikan masih masuk standar pasaran. Jangan langsung tergiur menyewa produk dari penyedia layanan yang menawarkan tarif sangat murah, bahkan jauh dari standar pasaran.
Dikhawatirkan, ketika rental mesin fotocopy Xerox dengan harga sangat murah dan termasuk tidak wajar, dari segi kualitasnya ternyata memperoleh yang rendah bahkan terlampau buruk. Hal seperti ini bisa menghambat pekerjaan di kantor nantinya.
Jadi, meskipun dalam kondisi sedang ingin menghemat budget, bukan berarti langsung memilih produk yang tarifnya sangat murah. Jangan sampai nantinya Anda merugi karena sudah terlanjur membayar sewa dan ternyata mendapatkan kualitas produk buruk.
Tidak terlalu menjadi masalah ketika penyedia layanan sewa bertanggung jawab terhadap kondisi tersebut dan bersedia mengganti produk dengan yang baru atau mengembalikan dana Anda. Bila tidak, mau tidak mau Anda harus merugi.
5. Cara Perawatan
Walaupun sebagian jasa rental mesin fotocopy Xerox menawarkan perawatan secara gratis, akan lebih baik bila Anda juga melakukannya secara mandiri. Upaya ini bertujuan untuk meminimalkan risiko terjadinya kerusakan.
Seperti perawatan bagian luar atau casing, tombol dan komponen lainnya. Tapi, umumnya jasa sewa hanya akan datang saat terjadi kerusakan saja. Untuk kegiatan perawatan sehari-hari, biasanya dilakukan oleh pihak penyewa.
Dengan menerapkan perawatan secara rutin, akan membuat segala jenis pekerjaan di kantor yang memerlukan mesin fotocopy menjadi lebih lancar. Anda juga bisa bertanya kepada jasa sewa terkait cara perawatan yang tepat.
Bertanya terlebih dahulu jauh lebih baik dibandingkan mencoba melakukan perawatan secara mandiri dengan asal. Dampak yang kemungkinan terjadi ketika merawatnya dengan asal yaitu bukannya membuat mesin fotocopy awet malah sebaliknya.
6. Kualitas Penyedia Layanan Sewa
Bukan hanya kualitas produk saja yang penting diperhatikan. Tapi, kualitas rental mesin fotocopy Xerox juga tidak kalah penting menjadi pertimbangan. Jasa berkualitas akan memberikan pelayanan terbaik kepada setiap pelanggannya.
Termasuk dalam hal menyediakan produk, akan mengecek kualitasnya sebelum disewakan kepada pelanggan. Jadi, dari segi kualitas terjamin. Kalaupun ternyata ada yang mendapatkan kualitas kurang baik, akan segera diganti dengan produk lainnya.
Memilih penyedia layanan sewa berkualitas akan meminimalisir kerugian. Baik dari kerugian biaya karena mengharuskan untuk rental mesin fotocopy Xerox lagi di tempat lain maupun terkendalanya penyelesaian pekerjaan kantor.
Apalagi bila situasinya Anda sedang dikejar waktu untuk menyelesaikan pekerjaan kantor yang mengharuskan menggunakan mesin fotocopy. Ketika ternyata perangkatnya mendadak mengalami error, mau tidak mau harus ke luar untuk melakukan fotocopy.
Kondisi seperti ini akan membuat pengeluaran menjadi lebih besar. Terutama jika tempat fotocopy yang terdekat dengan kantor cukup jauh aksesnya. Di mana Anda mengharuskan keluar tenaga sekaligus biaya untuk transportasi.
Belum lagi bila ternyata tarif fotocopy di tempat tersebut sangat mahal. Akibatnya, pengeluaran menjadi membengkak. Berbeda kondisinya bila rental mesin fotocopy Xerox dari jasa terpercaya, risiko seperti ini dapat diminimalkan.
7. Kebijakan Penyedia Layanan Sewa
Hal terakhir yang tidak kalah penting diperhatikan yaitu pahami dengan baik kebijakan jasa sewa tersebut sebelum memutuskan untuk menggunakannya. Kebijakan dimaksud mencakup beragam aspek.
Mulai dari tata cara melakukan sewa, harga, layanan apa saja yang diberikan hingga ada tidaknya garansi penggantian produk. Alasan mengapa penting memahami kebijakan jasa, supaya nantinya ketika sudah melakukan kerja sama minim kesalahpahaman.
7 Hal Yang Perlu di Perhatikan Sebelum Sewa Mesin Fotocopy Xerox, Pemilihan jasa sewa berkualitas dan terpercaya memang sangat berpengaruh terhadap kualitas produk yang nantinya didapatkan. Dengan jasa terpercaya, Anda juga bisa berkonsultasi terlebih dahulu sebelum melakukan sewa agar nantinya memperoleh produk sesuai kebutuhan.